Opportunité :

Chez Flatpay, nous sommes une FinTech en forte croissance avec une ambition claire : transformer et simplifier les solutions de paiement pour les commerçants. Fondée en 2022 à Copenhague, Flatpay poursuit son expansion en Europe et accompagne aujourd’hui des milliers de commerçants.

Dans le cadre de notre développement en France, nous recherchons un(e) Fleet & Mobility Operations Agent pour rejoindre l’équipe Operations. Ton rôle couvrira deux périmètres distincts :

• la gestion complète de notre flotte automobile, composée actuellement d’une dizaine de voitures de fonction ;

• le contrôle mensuel des indemnités kilométriques et frais de déplacement d’environ 200 collaborateurs Field Sales utilisant principalement leur véhicule personnel.

Tes missions :

Gestion de la flotte automobile

• Assurer le suivi administratif de l’ensemble des véhicules de fonction Flatpay France.

• Gérer les commandes, livraisons, attributions, réaffectations et restitutions.

• Organiser les états des lieux d’entrée et de sortie avec photos, kilométrage, clés et accessoires.

• Maintenir un dossier complet pour chaque véhicule et chaque conducteur.

• Collecter et contrôler les contrats de leasing, cartes grises, assurances, avenants, documents d’entretien et justificatifs de restitution.

• Suivre les kilométrages contractuels, échéances, entretiens, contrôles techniques, pneumatiques, réparations et rappels constructeurs.

• Gérer les cartes carburant, badges télépéage et autres équipements associés aux véhicules.

• Prendre en charge le suivi des accidents, sinistres, pannes, vols et véhicules de remplacement.

• Assurer le suivi des amendes, contraventions et forfaits post-stationnement.

• Coordonner les échanges avec les collaborateurs, assurances, garages, experts, loueurs et sociétés de leasing.

• Suivre les coûts, factures, fins de contrat et éventuels frais de restitution ou de dépassement kilométrique.

Driversnote, frais kilométriques, péages et parkings des Field Sales

• Identifier chaque nouveau Field Sales utilisant son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels.

• Collecter et contrôler son permis de conduire ainsi qu’une attestation d’assurance à son nom couvrant les déplacements professionnels.

• Maintenir les dossiers à jour et relancer les collaborateurs en cas de document manquant, expiré ou non conforme.

• Créer, mettre à jour et désactiver les accès Driversnote.

• Accompagner les collaborateurs dans l’utilisation de l’outil et leur rappeler les règles applicables.

• Organiser chaque mois la collecte et la validation des rapports kilométriques.

• Contrôler les trajets, distances, motifs professionnels, doublons et éventuelles anomalies.

• Vérifier la bonne application des règles et barèmes d’indemnisation kilométrique.

• Contrôler les notes de frais de parking et de péage ainsi que les justificatifs associés.

• Identifier les dépenses personnelles, incohérentes, non justifiées ou déclarées plusieurs fois.

• Relancer les collaborateurs et leurs managers afin de respecter les échéances mensuelles.

• Préparer un fichier consolidé et fiable pour validation par les managers et traitement par Finance ou Payroll.

Audits, reporting et amélioration continue

• Maintenir les tableaux de suivi Fleet et Driversnote constamment à jour.

• Réaliser des audits réguliers sur les kilométrages, justificatifs, frais et documents conducteurs.

• Identifier les anomalies, risques, dépenses inhabituelles et actions en retard.

• Produire un reporting mensuel sur les coûts, kilomètres, documents manquants, sinistres et principales alertes.

• Suivre chaque action jusqu’à sa résolution complète.

• Créer et améliorer les procédures, checklists et outils de contrôle.

• Identifier les tâches pouvant être simplifiées ou automatisées.

• Participer ponctuellement à d’autres missions administratives ou opérationnelles de l’équipe Operations, selon les priorités de Flatpay France.

Le poste est à pourvoir dès maintenant.

Ce rôle est parfait pour toi si :

• Tu es très organisé(e), rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails.

• Tu sais gérer simultanément un volume important de dossiers et respecter des échéances mensuelles.

• Tu es proactif(ve) et capable de suivre un sujet jusqu’à sa résolution.

• Tu sais relancer avec diplomatie, mais aussi avec fermeté lorsque cela est nécessaire.

• Tu es capable d’identifier rapidement une incohérence ou un justificatif manquant.

• Tu es à l’aise avec Excel ou Google Sheets et les outils de gestion documentaire.

• Une connaissance de Driversnote, Payhawk ou d’outils similaires est un plus.

• Tu maîtrises parfaitement le français et disposes d’un bon niveau d’anglais, B2 minimum.

• Tu disposes d’un permis B valide.

• Une première expérience en gestion de flotte, administration, assurance, leasing automobile, contrôle de dépenses ou Operations est appréciée.

Nous recherchons avant tout une personne fiable, structurée et capable d’apprendre rapidement.
Le poste est à pourvoir dès que possible.

Pourquoi Flatpay?

En rejoignant Flatpay, tu bénéficieras de :

• Un poste à temps plein avec de vraies responsabilités et beaucoup d’autonomie.

• Un rôle central dans la structuration d’un périmètre important pour Flatpay France.

• La possibilité de construire et d’améliorer les processus.

• Une collaboration quotidienne avec les équipes Operations, Field Sales, RH, Finance et nos partenaires externes.

• Un environnement jeune, dynamique et international.

• De réelles perspectives d’évolution au sein d’une FinTech européenne en forte croissance.